V nedávné době jsem se setkal se zahájením řízení ze strany finančního úřadu ve věci udělení pokuty za neuložení listin do sbírky listin vedených v Obchodním rejstříku příslušného rejstříkového soudu.

Mnoho jednatelů si neuvědomuje, že obchodní společnosti , tj i společnost s ručením omezeným mají mj. i tyto povinnosti :

1. Sestavit účetní závěrku ( § 18 Zákona o účetnictví )
2. Nejméně 1 x ročně svolat valnou hromadu, v případě jediného společníka učinit rozhodnutí společníka ( § 128 Obchodního zákoníku )
3. Schválit účetní závěrku do 6 měsíců od posledního dne účetního období, tj. do 30.6. následujícího roku ( § 128 Obchodního zákoníku )
4. zveřejnit účetní závěrku ve sbírce listin v Obchodním rejstříku ( § 21a Zákona o účetnictví + §38i/1 Obchodního zákoníku )

Při nesplnění povinnosti zveřejnění v Obchodním rejstříku může být společnosti za správní delikt udělena pokuta ve výši až 3% hodnoty aktiv uvedených v rozvaze. Pokutu uděluje finanční úřad podle § 37a Zákona o účetnictví.

A navíc –  z poučení Krajského soudu :

Podle ustanovení § 125, odst. 2 trestního zákona může být potrestán odnětím svobody na 6 měsíců až 3 léta nebo zákazem činnosti nebo peněžitým trestem ten, kdo jiného ohrozí nebo omezí na právech tím, že bez zbytečného odkladu nepodá návrh na zápis zákonem stanoveného údaje do obchodního rejstříku nebo neuloží listinu do sbírky listin, ač je k tomu podle zákona nebo smlouvy povinen. Rovněž může být podle ustanovení § 125, odst. 3 trestního zákona potrestán odnětím svobody na 1 rok až 5 let ten, kdo způsobí činem uvedeným v § 125 TZ značnou škodu na cizím majetku nebo jiný zvlášť závažný následek.

Doporučuji proto tento postup :

1. Prověřit , které závěrky jsou již zveřejněny a které chybí ve sbírce listin na www.justice.cz
2. U chybějících závěrek statutární orgán musí podepsat rozvahu, výkaz zisků a ztrát a přílohu k účetní závěrce ( jsou součástí daňových přiznání za jednotlivé roky )
3. naskenovat uvedené dokumenty ve formátu PDF
4. doplnit listiny o usnesení valné hromady o schválení účetní závěrky a rozdělení zisku včetně návrhu na rozdělení zisku
5. odeslat vedené dokumenty na Krajský soud v Ostravě

( pozn.: Výkazy statutární orgán podepíše bez ohledu na to, jestli již obsahují  razítko a podpis daňového poradce nebo advokáta – toto bylo dostatečné pro podání daňového přiznání, není to však dostatečné pro podání výkazů na soud )

Podmínky pro zasílání dokumentů k uložení do obchodního rejstříku (velikost souborů apod. ) jsou uvedeny na www.justice.cz , v oddíle Obchodní rejstřík je odkaz na další informace, po rozkliknutí najedete na odkaz : Technická specifikace pro přípravu dokumentů k založení do sbírky listin  obchodního rejstříku

Možnosti odeslání na soud :

1. dokumenty  s průvodním dopisem ( nebo textem v mailu )  zaslat e-mailem na krajský soud   : např. pro KS Ostrava je adresa podatelna@ksoud.ova.justice.cz .  Odeslaná zpráva musí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem. V opačném případě nebude soud k tomuto zaslanému mailu přihlížet, tzn. jako by nebyl odeslán ( §42 odst 3 o.s.ř. ).
2. odeslat dokumenty prostřednictvím datové schránky, která byla všem právnickým osobám zřízena ze zákona. U tohoto typu odeslání se elektronický podpis nevyžaduje. ID datové schránky krajského soudu zjistíte z jeho internetových stránek.
3. vypálit dokumenty na CD, toto označit jménem společnosti a IČ a s průvodním dopisem podepsaným jednatelem zaslat na Krajský soud doporučenou poštou.

Doporučený text průvodního dopisu :

Krajský soud v ……

Obchodní rejstřík

Ulice…

Město….

PSČ ………

Věc : uložení listin do sbírky listin

V souladu s ustanovením § 38i odst. 1 Obchodního zákoníku zasíláme k uložení do sbírky listin společnosti XY s.r.o. zapsané ve vložce C-…. následující listiny ve formátu pdf :

výkaz zisků a ztrát za rok ……..

rozvaha za rok ………….

příloha k účetní závěrce za rok …………

návrh na rozdělení zisku nebo úhradě ztráty za rok ….

VH se schválením účetní závěrky a určením hospodářského výsledku za rok …..

V ……… dne …………..

……………………….

A.B.

Jednatel

Při zvážení finanční a trestní odpovědnosti by si každý jednatel měl důkladně zvážit, zda dokumenty na soud pošle či nikoli.